POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
FUTESA SAS
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, FUTESA SAS adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de sus funciones.
De esta manera, FUTESA SAS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a FUTESA SAS cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
1) GENERALIDADES: De conformidad con la definición de conceptos establecida en la Ley 1581 de 2012, se entiende como dato personal cualquier información que pueda ser asociada a una o varias personas naturales que pueden ser determinadas o ser determinables, verbo y gracia el nombre, edad, sexo, estado civil, dirección de residencia o domicilio, etc.
Datos susceptibles de ser almacenados o recolectados en cualquier soporte físico/electrónico y que pueden ser tratados de forma manual o automatizada, motivo por el cual La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal en las siguientes categorías:
A) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
B) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266 de 2008.
C) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
1.1) La Ley 1581 de 2012 define adicionalmente las siguientes categorías especiales de datos personales:
A) Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”, motivo por el cual La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de dichos datos sensibles, pero exceptúa los siguientes casos: A) si el Titular otorga su consentimiento; B) el Tratamiento de estos datos es estrictamente necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado; C) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contacto frecuente por razón de su finalidad; D) el tratamiento el cual refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; E) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, caso en el cual se deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
B) La ley establece los siguientes roles en el tratamiento de datos personales:
C) Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”. En el caso en cuestión FUTESA S.A.S es la persona jurídica responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
D) Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. FUTESA S.A.S es el habilitado para realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados (Colaboradores y/o áreas designadas por la empresa para tal fin).
2) DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: por mandato de la Ley 1581 de 2012, la cual desarrolla los derechos constitucionales a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, garantías y libertades a los que hace referencia los artículos 15 y 20 de la Constitución (derechos fundamentales).
La ley en cuestión se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que sean susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas. Base de datos que pueden ser automatizadas o manuales, siendo las primeras aquellas que almacenan y se administran mediante el uso de tecnologías e inteligencias artificiales (software de computo), mientras que las segundas hacen referencia a aquellas en cuya información se encuentra organizada y almacenada en físico.
3) DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: FUTESA S.A.S como la persona jurídica responsable del tratamiento de datos por la Ley 1581 de 2012 decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, de las bases de datos creadas por la misma.
Son deberes de FUTESA S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
A) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
C) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
E) Garantizar que la información que se suministre a los colaboradores o áreas encargadas del tratamiento de los datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
F) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado en el literal anterior todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
G) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al o los Encargados del Tratamiento.
H) Suministrar al o los encargados del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
I) Exigir al o los encargados del tratamiento de datos en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
J) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
K) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al o los encargados del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
M) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
N) Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
O) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
4) DERECHOS DE LOS TITULARES: por disposición de la ley 1581 de 2012 los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FUTESA S.A.S como responsable y encargado del tratamiento de datos personales, derecho que puede ejercer con relación a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, erróneos, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B) Solicitar prueba de la autorización entregada o enviada a FUTESA S.A.S, excepto cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, cumpliendo con lo enunciado en la ley 1581 de 2012 artículo 10.
C) Ser informado por FUTESA S.A.S, mediante solicitud previa, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley1581 de 2012 y demás normas complementarias.
E) Solicitar la revocación de la autorización y/o supresión de los o el dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
4. A) POLÍTICAS DE INDICACIONES GENERALES:
1) Cumplir con la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
2) Cumplir con la ley de protección de datos personales de acuerdo con lo contemplado en la ley.
B) POLÍTICAS ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
B1) FUTESA S.A.S para realizar el tratamiento de datos personales en ejercicio de su objeto social requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de la información, autorización que debe ser otorgada por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido entregados y almacenados en medios electrónicos o físicos. También se podrá obtener la información por medio de conductas claras e inequívocas del titular que permitan concluir que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
B2) FUTESA S.A.S deberá solicitar autorización a los titulares de los datos personales y mantendrá las evidencias de las mismas.
B3) Todo tratamiento de datos personales que realice FUTESA S.A.S debe ser en desarrollo de su objeto social o de las actividades complementarias para el correcto desarrollo del mismo.
B4) Los datos personales solo serán tratados por los colaboradores o áreas designadas por FUTESA S.A.S para tal fin.
B5) Todo dato personal que no sea de carácter público, se le brindara un tratamiento de confidencialidad, aunque el vínculo contractual haya finalizado con el titular de la información.
B6) El titular, directamente o a través de persona debidamente autorizada e identificada, podrá consultar sus datos personales en todo momento.
B7) Cuando le sea solicitada información a FUTESA S.A.S, mediante derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia por parte del titular o persona debidamente autorizada e identificada por el mismo, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, la empresa deberá entregar dicha información en los términos de ley correspondientes.
B8) Si el titular de la información lo solicita y FUTESA S.A.S no tiene ningún deber legal o contractual de almacenar o custodiar dichos datos, los mismos deberán ser eliminados de inmediato.
B9) Esta política referente al tratamiento de datos personales puede ser modificada en cualquier momento por FUTESA S.A.S conforme la normatividad legal vigente, y deberán ser publicadas en la página web para tener efectos desde su publicación y conocimiento por parte de los titulares de la información, el tratamiento de datos y las novedades.
B10) Los datos personales a los que hace referencia esta política están sujetos al tratamiento y a ser manejados con todas las medidas para garantizar su protección, brindando seguridad a la información para que la misma no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para usos ilícitos.
B11) El titular de los datos personales puede ejercer sus derechos mediante la presentación de derechos de petición con la debida identificación al email [email protected] o enviándolo en físico a la Transversal 5 A # 45 - 189 Patio Bonito.
5) DATOS QUE SON RECOLECTADOS VIA WEB:
A) Cuando los visitantes dejan comentarios en el sitio recopilamos los datos mostrados en el formulario de comentarios, y también la dirección IP del visitante y la cadena del agente de usuario del navegador para ayudar a la detección de spam.
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Para constancia se firma en la ciudad de Medellín (Ant) el 18 DE SEPTIEMBRE DEL 2020.